Contract für die Administration
Nachfolgend finden Sie eine Übersicht über die mitgelieferten Funktionen der Business-Lösung Contract. Da dieses Produkt speziell für die Vertragsverwaltung konzipiert ist, werden die dafür mitgelieferten Bestandteile näher erklärt.
Die Installation können Sie über die Administrations-Applikation in Ihrem docs365 documents vornehmen. Im linken Arbeitsbereich sind unter „Business-Lösungen“ alle momentan verfügbaren Zusatzlösungen zur Installation hinterlegt:
Nach der Installation beginnt die 30-tägige Testphase. Möchten Sie die Vorteile Ihrer Business-Lösung nach der Testphase weiter nutzen, bleiben Ihre bis dahin archivierten Daten und Dokumente selbstverständlich erhalten. Alternativ werden diese nach der Testphase gelöscht.
Mandanten
Auch in der Business-Lösung Contract sind die Mandanten nun verfügbar. Eine Mandantenlizenz ist inkludiert, weitere Lizenzen können erworben werden.
Mit dieser Neuerung muss ab sofort jeder Vorgang eines Archivs einem Mandanten zugewiesen werden. Falls Sie nur eine Mandantenlizenz besitzen oder einen Mandanten mit besonders vielen Vorgängen in Ihren Datensätzen haben, kann dieser als Standardmandant eingetragen werden:
Archiv „Verträge“
Mitgeliefert wird das vorkonfigurierte Archiv „Contract: Verträge“. Darin enthalten sind Datenfelder, ein Standardformular für Vertragsinhalte sowie ein Workflow.
Folgende Datenfelder sind enthalten:
interne Vertragsnummer
Vertragspartner
Kurzbeschreibung
Vertragsdatum
Eingangsdatum
Kategorie
Unterkategorie
Vertragsart
Vertragsbeginn
Vertragsende
Kündigungszeit
Kündigungszeit (Einheit)
Kündigung zum
Verlängerungszeit
Mögliches Vertragsende
Bei Kündigung bis
Verantwortlich
Abteilung
Finanzdaten (netto/bisher/Jahr/Laufzeit)
Externe Nummer
Gekündigt zum/am
Vertragsgegenstand
Lagerort
Formular „Verträge“
Mit dem Formular-Editor wurde für die Business-Lösung Contract ein eigenes Formular für die Vertragsverwaltung konfiguriert, welches mit ausgeliefert wird. Das Formular ist standardisiert, falls Sie die Konfiguration anpassen möchten, finden Sie eine genaue Beschreibung des Formular-Editors im docs365 documents Handbuch für die Administration.
Formular-Ereignisse
Für die einzelnen Datenfelder können Formular-Ereignisse hinterlegt werden. Je nach Einstellung ändert sich dann der Wert eines bestimmten Datenfeldes beim Betreten, Verändern oder Verlassen des Datenfeldes, für welches das Ereignis hinterlegt ist. Möglich macht dies die Programmiersprache STAR Skript, welche als Basis für diese Formular-Ereignisse dient.
Datenfelder mit hinterlegten Formular-Ereignissen sind mit einem grünen 
Stern gekennzeichnet.
Vertragsart:
[On change]: Bei der Auswahl des Datenfelds Vertragsart ändert sich je nach Vertragsart die Sichtbarkeit der davon abhängigen Datenfelder.
[On leave]: Beim Verlassen des Datenfeldes werden nur die Datenfelder angezeigt, die bei der gewählten Vertragsart möglich sind.
Die restlichen Datenfelder stehen in einer Abhängigkeit zum Datenfeld Vertragsart. Je nach Vertragsart können unterschiedliche Datenfelder ausgefüllt werden. Beim Verlassen der Datenfelder wird das mögliche Vertragsende berechnet.
Workflow „Verträge“
Für die Business-Lösung Contract wurde ein auf die Vertragsverwaltung zugeschnittener Workflow konfiguriert und hinterlegt. Dieser kann jedoch an Ihre Anforderungen angepasst werden.
Datentabellen
Folgende Datentabellen werden mitgeliefert:
Kategorie
Unterkategorie
Vertragsarten
Vertragspartner
Lagerort
Die mitgelieferten Datentabellen helfen Ihnen, jeden Vertrag möglichst genau zu kategorisieren und erleichtern so die Fristenüberwachung. Die Datentabelle „Vertragspartner“ kann per CSV-Datei mit Daten Ihres Unternehmens gefüllt werden.
Kategorie
Die Tabelle Kategorie liefert folgende Datenfelder:
Name der Kategorie, mitgeliefert werden:
Finanzvertrag
Kaufvertrag
Mitgliedschaft
Wartungsvertrag
Leasingvertrag
Miete/Pacht
Dienstleistungsvertrag
Versicherung
Beschreibung der Kategorie, z. B. Besonderheiten
Unterkategorie
Die Tabelle Unterkategorie beinhaltet folgende Datenfelder:
Name der Unterkategorie, mitgeliefert werden:
Architekten
Beratung/Rechtsanwälte
Bewegliche Objekte
Darlehen
Dienstleister
Energie
Entsorgung
Fahrzeuge
Geräte/Anlagen
Handwerker
Hardware
Immobilien
Kapitalanlage
Kooperation
Personenversicherung
Sachversicherung
Software
Verbände/Vereine
Verbrauchsgüter
Beschreibung der Unterkategorie, z. B. Besonderheiten
Kategorie: Mit welcher Kategorie ist diese Unterkategorie verknüpft?
Vertragsarten
Die Tabelle Vertragsarten besteht aus folgenden Datenfeldern:
Nummer: Welche interne Nummer hat diese Vertragsart? Diese Nummer darf nicht geändert werden.
Art: Welche Art von Vertrag ist es? Mitgeliefert werden:
Unkündbarer Vertrag, z. B. Kaufvertrag
Automatische Verlängerung
Feste Laufzeit, Z. B. Leasingvertrag
Feste Laufzeit, vorzeitig kündbar, z. B. Pachtvertrag
Kündbarer Vertrag, z. B. Mietvertrag
Kündbarer Vertrag mit Mindestlaufzeit, z. B. Mobilfunkvertrag
Die Titel der einzelnen Vertragsarten (z. B. unkündbarer Vertrag) können bei Bedarf von Ihnen angepasst werden.
Beschreibung der Vertragsart, z. B. Besonderheiten
Vertragspartner
Die Nachschlag-Tabelle Vertragspartner besteht aus folgenden Datenfeldern:
Mandant
Name
Beschreibung
Ansprechpartner
Ort
Postleitzahl
Straße
Telefon
Import der Vertragspartner
Die Datentabelle „Vertragspartner“ kann über eine CSV-Datei aus Ihrem System gefüllt werden.
Über die Schaltfläche „Daten anzeigen“ gelangen Sie in das Datengitter Ihrer angelegten Vertragspartner.
Bei neu angelegten Datentabellen ist das Datengitter leer. In unserem Documents Contract Testaccount haben wir zu Testzwecken einige Vertragspartner hinterlegt, die Sie selbstverständlich löschen und durch eigene ersetzen können.
Hier können Sie die Daten aus Ihrem System importieren. Dazu dient die Schaltfläche Importieren in der Menüleiste:
Es öffnet sich der Import-Dialog der Business-Lösung Contract:
Hier können Sie die CSV-Datei auswählen, die importiert werden soll und Angaben machen, wie Contract die Datei auslesen soll. In der Vorschau können Sie sehen, wie die Datei ausgelesen wird und gegebenenfalls Änderungen vornehmen.
Danach wird mit der Schaltfläche Importieren mit dem Import begonnen. Die ausgewählte Datentabelle ist nun mit Ihren Daten gefüllt.