Version 1.3

Volltextsuche

Alle Dokumente, deren Text extrahiert werden kann (z.B. die meisten PDF-Dokumente oder TIFF-Dateien, bei denen OCR durchgeführt wurde), können nun auch über die Volltextsuche gefunden werden.

Die Volltextsuche kann an zwei unterschiedlichen Stellen aufgerufen werden:

1. Über den Suchdialog

2. Über die Spaltensuche

Da die Volltextsuche ebenfalls nur ein Filter ist, ist es möglich, sie mit weiteren Filtern zu kombinieren.

Wenn eine Volltextsuche durchgeführt wird, werden nur noch die Vorgänge angezeigt, die mindestens ein Dokument enthalten, auf das die Suche zutrifft. Wählt man anschließend einen Vorgang aus, wird unter der Dokumentenvorschau ein kurzer Textausschnitt angezeigt, der die gefundene Stelle angibt:

Dauerhaftes Ausblenden von Vorgängen

Wenn ein Archiv einmal in den Produktiv-Modus geschaltet ist, ist es nicht mehr möglich, Vorgänge zu löschen, deren Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Manchmal möchte man dennoch Vorgänge nicht mehr anzeigen, wenn diese beispielsweise versehentlich archiviert wurden.

Daher gibt es nun die Möglichkeit, Vorgänge dauerhaft auszublenden, ohne dass die Daten gelöscht werden. Diese Funktion ist über das neue Menü “Administration” zu erreichen und damit nur für Benutzer zugänglich, die Administrator-Rechte haben.

Ist ein Vorgang ausgeblendet, kann er nur noch von Administratoren gesehen werden, wenn die Checkbox “Versteckte Vorgänge anzeigen” aktiviert ist, versteckte Vorgänge werden dabei im Datengitter grau angezeigt. Von normalen Benutzern können diese Vorgänge gar nicht mehr aufgerufen werden. Das Ausblebden von Vorgängen kann von Administratoren jederzeit wieder rückgängig gemacht werden, indem die Funktion “Vorgänge sichtbar machen” ausgewählt wird.