Version 1.4.2

Exportieren von Archiven

Es gibt nun die Möglichkeit, über die pa_ctl.exe (im bin-Verzeichnis der Installation) den gesamten Inhalt eines Archivs in ein Verzeichnis zu exportieren:

usage: pa_ctl.exe export [-h] [--filter <filter>] [--full]
archive_id directory

positional arguments:
archive_id         the archive ID or identifier
directory          the target directory

optional arguments:
-h, --help         show this help message and exit
--filter <filter>  filter query to limit the number of exported records
--full             export the metadata as well
--include-hidden   Include hidden records

Die beiden Parameter archive_id und directory sind immer erforderlich. archive_id ist der Kurzname des zu exportierenden Archivs und directory das Zielverzeichnis, in das exportiert werden soll. Das Zielverzeichnis darf noch nicht existieren und wird automatisch angelegt. archive_id muss ein Archiv bezeichnen, das Exportieren von Views und virtuellen Archiven wird aktuell nicht unterstützt.

Wenn z.B. das Archiv mit dem Kurznamen “rechnungen” in das Verzeichnis D:\Rechnungen exportiert werden soll, wird die pa_ctl.exe folgendermaßen aufgerufen:

pa_ctl.exe export rechnungen D:\Rechnungen

Dieser Befehl exportiert alle Dokumente unter dem im Archiv abgelegten Dateinamen in das angegebene Verzeichnis. Falls mehrere Dokumente den gleichen Dateinamen haben, werden sie mit einer fortlaufenden Nummer im Dateinamen abgespeichert, z.B. Rechnung.pdf, Rechnung_1.pdf, Rechnung_2.pdf etc.

Wenn der Parameter --full angegeben wird, werden zusätzlich zu den Dokumenten noch die Indexdaten der Vorgänge exportiert:

pa_ctl.exe export --full rechnungen D:\Rechnungen

In diesem Fall wird pro Vorgang ein Unterverzeichnis (durchnummeriert ab 000001) angelegt, das neben den zum Vorgang enthaltenen Dokumenten noch zwei weitere Dateien enthält:

  • _INDEX.json enthält die Indexdaten im JSON-Format.

  • _INDEX.xml enthält die identischen Daten im XML-Format.

Wenn nicht das gesamte Archiv exportiert werden soll, kann die Anzahl der zu exportierenden Vorgänge über den Parameter --filter eingeschränkt werden. Die Vorgehensweise ist dabei ähnlich wie beim Anlegen von Views: Zuerst richtet man sich im Webclient die Spaltenfilter so ein, dass nur noch die gewünschten Vorgänge angezeigt werden, und kopiert sich dann den Filtertext. Dieser Filtertext kann nun über den Paramater --filter übergeben werden. Da der Parameter selbst normalerweise in doppelten Anführungszeichen übergeben werden muss, müssen Anführungszeichen innerhalb des Filtertexts mit einem Backslash vorangestellt werden.

Das folgende Beispiel exportiert nur alle Vorgänge, die am 20.08.2015 oder später archiviert wurden:

pa_ctl.exe export --full --filter "creation_date >= \"2015-08-20\"" rechnungen D:\Rechnungen

Die Schnellsuche und Volltextsuche werden von dem Filter-Parameter nicht unterstützt.

Standardmäßig werden versteckte Vorgänge nicht mit exportiert. Diese Einstellung kann mit dem Parameter --include-hidden verändert werden.

Vordefinierte Formate für Archiv-Spalten

In den Weiteren Optionen der Archiv-Spalten war es bisher bereits möglich, Formatierungen für die Anzeige der Werte in Datums- und Zahlenspalten zu definieren. Diese Möglichkeit wurde jetzt erweitert um eine Auswahl vordefinierter Formate. Die freie Eingabe selbst definierter Formate bleibt weiterhin möglich. Formate werden mit Hilfe von Formatierungssymbolen definiert.

Formatierungssymbole für Zahlenspalten im Überblick:

  • 0: eine Ziffer, im Nachkommateil wird die Stelle mit einer 0 aufgefüllt

  • #: eine optionale Ziffer, im Nachkommateil wird nicht mit einer 0 aufgefüllt

  • ,: Tausendertrennzeichen. In der tatsächlichen Anzeige wird das landesspezifische Zeichen verwendet

  • .: Dezimaltrennzeichen. In der tatsächlichen Anzeige wird das landesspezifische Zeichen verwendet

Beispiele anhand der Zahl 123456.789:

  • 0 zeigt keine Nachkommastellen an: 123457

  • 0.00 zeigt exakt zwei Nachkommastellen an: 123456,79

  • 0.0000 zeigt exakt vier Nachkommastellen an und füllt mit Nullen auf: 123456,7890

  • 0.#### zeigt maximal vier Nachkommastellen an, füllt nicht mit Nullen auf: 123456,789

  • 0.00## zeigt mindestens zwei Nachkommastellen und maximal vier an: 123456,789

  • 0,000.00 zeigt exakt zwei Nachkommastellen an und verwendet Tausender-Trennzeichen: 123.456,79

Die wichtigsten Formatierungssymbole für Datumsspalten im Überblick:

  • d: Tag des Monats, mit führender Null, 01-31

  • j: Tag des Monats, ohne führende Null, 1-31

  • D: Wochentag in Kurzform, Mon-Son

  • l: Wochentag in Langform, Montag-Sonntag

  • m: Monat als Zahl, mit führender Null, 01-12

  • n: Monat als Zahl, ohne führende Null, 1-12

  • M: Monat als Text in Kurzform, Jan-Dez

  • F: Monat als Text in Langform, Januar-Dezember

  • Y: Jahr vierstellig, z.B. 2015

  • y: Jahr zweistellig, z.B. 15

  • a: am oder pm

  • H: Stunde im 24h-Format

  • h: Stunde im 12h-Format

  • i: Minuten

  • s: Sekunden

Beispiele anhand des Datums mit Uhrzeit 31.12.2015 15:30:15

  • d.m.y: 31.12.15

  • Y-m-d: 2015-12-31

  • d. F Y: 31. Dezember 2015

  • H:i:s: 15:30:15

  • h:i a: 03:30 pm

Direktaufruf von Vorgängen und Archiven mit URL-Parametern

Beim Aufruf der Benutzeroberfläche des Webclients können URL-Parameter verwendet werden, um nach dem Start des Clients ein Archiv oder einen spezifischen Vorgang direkt anzeigen zu lassen:

  • http://{client-url}?record={id} ruft den Webclient auf und öffnet den Vorgang mit der angegebenen ID, z.B. http://archive.company.de?record=0055ab69-0863-37d0-08da-24930ff9dd5d

  • http://{client-url}?archive={Kurzname} ruft den Webclient auf und öffnet das Archiv mit dem angegebenen Kurznamen. Mit einem weiteren Parameter filter kann ein Filter auf das Archiv angewandt werden, der in der Spalten-Suchleiste angezeigt wird. Der Filter wird als Ausdruck in der Filtersprache von PHOENIX Archiv angegeben und muss zusätzlich URL-kodiert werden. Beispielsweise öffnet http://archive.company.de?archive=rechnungen&filter=_city%20%3D%20"Wuppertal" ein Archiv mit Kurznamen rechnungen und filtert darin alle Datensätze, in denen die Spalte city den Wert Wuppertal enthält.

Verbesserungen im SmartClient

  • Die erfolgreiche Durchführung eines Archivierungsvorgangs wird dem Benutzer nun durch eine kurze Animation in der Oberfläche deutlich gemacht.

  • Der SmartClient merkt sich für den nächsten Start die zuletzt festgelegte Position auf dem Bildschirm.

  • Beim ersten Starten des SmartClients wird im Startmenü des Benutzers automatisch eine Verknüpfung angelegt.

Außerdem gibt es mehrere neue Konfigurationsoptionen, mit denen sich das Verhalten des SmartClients an die persönlichen Bedürfnisse anpassen lässt:

Immer im Vordergrund

Der SmartClient wird immer als vorderstes Fenster angezeigt, sodass er auch dann als Ziel für Drag & Drop verfügbar bleibt, wenn andere Programmfenster gerade aktiv sind.

Tranzparenz

Der SmartClient kann in mehreren Stufen transparent gemacht werden, sodass man die dahinter angezeigte Applikation auch dann noch komplett sehen kann, wenn der SmartClient immer im Vordergrund ist.

Minimiert starten

Nach dem Starten befindet sich der SmartClient sofort im minimierten Zustand.

Automatisch mit Windows starten

Aktiviert oder deaktiviert den Autostart des SmartClients für den aktuellen Benutzer.

In Taskleiste anzeigen

Aktiviert oder daktiviert die Anzeige in der Taskleiste. Das Icon im Infobereich der Taskleiste wird immer angezeigt.

Verschiedenes

  • Das Formular “Vorgang archivieren” zum Archivieren neuer Vorgänge hat in der Titelleiste eine Schaltfläche zum Maximieren des Fensters erhalten.

  • Die Toolbar der Inbox hat eine neue Schaltfläche “Hinzufügen” erhalten, die es ermöglicht, Dateien über einen Datei-Auswahl-Dialog der Inbox hinzuzufügen (als ergänzende Möglichkeit zur bestehenden Drag & Drop-Variante).

  • In den Informationen zu den Dokumenten, die einem Vorgang zugeordnet sind, wird jetzt auch die Dateigröße angezeigt.

  • Bei Virtuellen Archiven erscheint im Webclient im Datengitter eine zusätzliche Spalte Archiv, in der der Name des Archivs steht, aus dem der jeweilige Vorgang stammt.

  • In der Setup-Routine ist nun Port 8550 voreingestellt, weil Port 80 auf einigen System bereits durch einen anderen HTTP-Server belegt ist und PHOENIX Archiv dann nicht funktioniert.

  • Das Setup legt keine Verknüpfung zur Administrations-Oberfläche auf dem Desktop und im Startmenü mehr an, weil diese mittlerweile einfach über einen Button in der Statusleite aufgerufen werden kann.