Version 1.5.0

Löschen von Benutzern

Das Löschen von Benutzern ist nun wieder aktiviert. Damit ein Benutzer gelöscht werden kann, müssen alle Termine, Postfach-Einträge und Dokumente im Eingang dieses Benutzers einem anderen Benutzer zugewiesen werden. Der Benutzer, dem diese Daten zugewiesen werden, kann im Löschen-Dialog ausgewählt werden.

Direktaufruf von Dokumenten mit URL-Parameter

Bisher war es bereits möglich, Vorgänge und Archive mit Hilfe von URL-Parametern nach dem Start des Clients automatisch öffnen zu lassen. Dies wurde um einen Parameter zur Direkt-Anzeige von Dokumenten erweitert. http://archive.example.com?attachment={id} zeigt direkt das Dokument mit der ID {id}, ohne die Benutzeroberfläche zu laden (mit Ausnahme der ggf. notwendigen Login-Maske).

Vorgabewerte für Archivspalten

Archivspalten können nun mit Vorgabewerten belegt werden. Diese werden in den Spalten-Optionen in der Archiv-Konfiguration in der Administrations-Oberfläche eingestellt. Das Formular zum Archivieren eines neuen Vorgangs wird dann mit diesen Werten vorbelegt, sofern kein andere automatische Vorbelegung zur Verfügung steht, zum Beispiel durch SmartIndexing.

Vorgänge als E-Mail verschicken

Es ist nun möglich, einzelne Vorgänge als E-Mail zu verschicken. Damit das möglich ist, muss ein SMTP-Server in der settings.ini konfiguriert sein (es werden mindestens die Optionen smtp_host und smtp_from benötigt). Anschließend gibt es in der Oberfläche zwei Möglichkeit, den E-Mail-Versand zu benutzen:

  • Wenn ein Vorgang mit allen Dokumenten verschickt werden soll, muss dieser im Datengitter ausgewählt werden und anschließlich im Workflow-Menü oder über einen Rechtsklick die Funktion “Per E-Mail senden” ausgewählt werden. Es erscheint ein Dialog, in dem die Empfänger-Adressen eingegeben werden müssen.

  • Wenn nur ein einzelnes Dokument aus dem Vorgang verschickt werden soll, kann nach einem Rechtsklick auf dieses Dokument ebenfalls die Funktion “Per E-Mail senden” ausgewählt werden.

In beiden Fällen wird eine E-Mail verschickt, die im Body die Vorgangs-Felder enthält und alle zu verschickenden Dokumente als Anhang.

Aus einem Hotfolder in einen Eingang archivieren

Überall wo in Hotfoldern die Option Archive verwendet wird, ist es nun auch möglich, Hotfolder-Dateien stattdessen im Eingang eines Benutzers abzulegen. Dafür wird das allgemeine Format <archive>@<user> verwendet. Wenn ein @ vorkommt und dahinter ein Benutzername steht, werden die Daten aus dem Hotfolder nicht direkt in ein Archiv geschrieben, sondern im Eingang des angegebenen Benutzers abgelegt. Die Angabe eines Archivs ist in diesem Fall optional. Falls ein Archiv angegeben ist, wird dieses Archiv im Eingang vorausgewählt und es ist möglich, Index-Daten für den späteren Archivierungs-Vorgang zwischenzuspeichern.

Beispiele für gültige Archive-Werte:

invoice

Es wird in das Archiv mit dem Kurznamen invoice archiviert.

@schmidt

Die Dateien werden im Eingang des Benutzers mit dem Login-Namen schmidt abgelegt.

invoice @ schmidt

Die Dateien werden im Eingang des Benutzers mit dem Login-Namen schmidt abgelegt, das Archiv mit dem Kurznamen invoice ist vorausgewählt.

Vorschläge aus externen ODBC-Datenquellen

In der erweiterten Konfiguration eines Archiv-Datenfelds gibt es für die Option Vorschläge eine neue Einstellung externe Quelle. Diese Einstellung sorgt dafür, dass im Archivieren-Dialog die Vorschlagsliste für dieses Feld aus einer externen Datenbank geladen wird. Damit externe Datenquellen zur Auswahl stehen, müssen diese zunächst über die (evtl. neu anzulegende) Datei lookup.ini im config-Verzeichnis konfiguriert werden.

Eine einfache lookup.ini sieht folgendermaßen aus:

[DEFAULT]
DSN = MSSQL

[Postleitzahl]
sql = SELECT TOP 50 plz::VARCHAR FROM orte WHERE plz::VARCHAR LIKE {filter} ORDER BY plz ASC;

[Kunde]
DSN = C:\DSN\MySQL.dsn
UID = myuser
PWD = mypassword

sql = SELECT beleg_nummer FROM rechnungen WHERE beleg_nummer LIKE {filter} ORDER BY beleg_nummer ASC;

In dieser lookup.ini sind zwei externe Datenquellen konfiguriert, die anschließend in der Administrationsoberfläche ausgewählt werden können: Postleitzahl und Kunde. Jede Sektion in der INI-Datei bestimmt eine externe Datenquelle.

Der Konfigurationsparameter DSN ist Pflicht in jeder Sektion, jedoch können über die Sektion [DEFAULT] Vorgabewerte konfiguriert werden, die in allen Sektionen gelten, solange sie nicht überschrieben werden. Im Beispiel oben erbt die Sektion [Postleitzahl] also DSN = MSSQL, die Sektion [Kunde] überschreibt diesen Parameter allerdings mit einem neuen Wert.

Folgende Parameter werden für die ODBC-Konfiguration unterstützt:

DSN

Pflichtparameter. Mögliche Werte sind der Name einer im System konfigurierten DSN oder der absolute Pfad zu einer Datei-DSN. Da PHOENIX Archiv eine 64-Bit-Anwendung ist, werden nur 64-Bit-ODBC-Datenquellen unterstützt.

UID

Der Datenbank-Benutzer.

PWD

Das Passwort des Datenbank-Benutzers.

SERVER

Der Hostname des Datenbankservers.

DATABASE

Der Name der Datenbank.

Die Parameter UID, PWD, SERVER, und DATABASE sind optional, sofern sie schon direkt in der DSN konfiguiert worden sind.

Die Option sql definiert die SQL-Anweisung, mit der die Vorschlagsliste geladen werden kann. Die SQL-Anweisung muss exakt eine Text-Spalte zurückgeben und kann einen Parameter akzeptieren:

{filter}

Wenn ein Benutzer in der Vorschlagsliste z.B. “Re” eingibt, soll die Vorschlagsliste auf alle Werte gefiltert werden, die mit “Re” anfangen. In diesem Fall wird {filter} in der SQL-Anweisung durch 'Re%' ersetzt, sodass die Ergebnismenge mit einem LIKE gefiltert werden kann. Wenn kein Filter existiert, wird ein '%' übergeben.

Der {filter}-Parameter und Rückgabewert der SQL-Anweisung erwarten Textspalten (z.B. VARCHAR). Wenn die zu durchsuchende Spalte beispielsweise ein int ist, sollte daher ein entsprechender Cast durchgeführt werden.

Abhängige Felder

Vorschläge bei externen Datenquellen unterstützen zusätzlich noch die Möglichkeit, andere Felder abhängig vom ausgewählten Wert automatisch auszufüllen. Angenommen, es gibt ein Archiv mit den beiden Datenfeldern Postleitzahl und Ortsname. Für das Feld Postleitzahl wird eine Vorschlagsliste konfiguriert, die die Daten aus einer externen Datenbank lädt. Wenn der Benutzer nun eine Postleitzahl auswählt, soll der dazu gehörende Ortsname automatisch ausgefüllt werden. Dazu wird in der lookup.ini für die Sektion [Postleitzahl] eine Untersektion autofill erstellt:

[Postleitzahl]
sql = SELECT TOP 500 plz::VARCHAR FROM orte WHERE plz::VARCHAR LIKE {filter} ORDER BY plz;

[Postleitzahl / autofill]
ortsname = SELECT DISTINCT name FROM orte WHERE plz::VARCHAR = {value};
bundesland = SELECT bundesland FROM orte WHERE plz::VARCHAR = {value};

Die Untersektion autofill enthält Einträge im Format Feldname = SQL-Anweisung. Der Feldname ist der Kurzname der Spalte, die automatisch mit dem von der SQL-Anweisung zurückgegebenen Wert ausgefüllt wird. {value} wird durch den vom Benutzer auswählten Wert ersetzt. Wenn die abhängig ausgefüllten Felder bereits einen Wert enthalten, wird dieser überschrieben.

Vorgehen bei Fehlern

Wenn es beim Laden von Vorschlägen aus einer externen Datenquelle einen Fehler gibt (z.B. wenn die SQL-Syntax nicht richtig ist oder der externe Server nicht erreich werden kann), wird Benutzern keine Fehlermeldung in der Oberfläche angezeigt, sondern eine leere Vorschlagsliste zurückgegeben. Stattdessen wird die Fehlermeldung in die Datei logs\service.log geschrieben. Wenn es also wider Erwarten eine leere Vorschlagsliste in der Oberfläche gibt, sollte zunächst diese Log-Datei auf eine Fehlermeldung überprüft werden.

Verschiedenes

  • Das Eingabefeld für Datum/Uhrzeit-Werte wurde verbessert und bietet nun eine einzelne, integrierte Auswahl von Datum und Uhrzeit anstelle zweier getrennter Felder.

  • Im Vorgangsdialog wird nun links oben ebenfalls das Workflow-Menü angezeigt. Es entspricht dem Menü, das über dem Vorgangs-Datengitter angezeigt wird, und erleichtert es, Workflow-Aktionen direkt für den aktuell geöffneten Vorgang auszuführen.

  • Im Administrations-Menü des Clients steht nun neben der Option Versteckte Vorgänge anzeigen eine weitere Option zur Verfügung, um nur versteckte Vorgänge anzuzeigen. Diese Option wird erst dann sichtbar, wenn die Option Versteckte Vorgänge anzeigen aktiviert ist.

  • Dokumente in der Inbox können nun an einen anderen Benutzer weitergeleitet werden. Dabei verschwinden die Dokumente aus der eigenen Inbox und tauchen in der Inbox des Empfängers auf.

  • Über drei neue Konfigurationsoptionen für Archive lassen sich für Vorgänge aus diesem Archiv in den Dialogen zum Anzeigen und Archivieren die Bereiche Historie, Terminplanung und Workflow ausblenden.

  • Die SmartClassify-Trainingsdaten können nun mit dem Kommando pa_ctl.exe smartclassify delete wieder gelöscht werden.

  • Die Spaltensuche verwendet bei der Suche in Datumsspalten für die Auswahl heute und gestern nun Platzhalter anstelle eines absoluten Datums. Das hat den Vorteil, dass der Filter gespeichert werden kann und bei der erneuten Verwendung an einem anderen Tag wieder das dann aktuelle heute-Datum verwendet.