Version 4.1

Automatisches Zusammenführen von Vorgängen

Mit der neuen Funktion kann docs365 documents beim Archivieren eines neuen Dokuments erkennen, ob dieses zu einem bereits bestehenden Vorgang gehören sollte. In der Folge besteht dann die Möglichkeit, den bestehenden Vorgang zu ergänzen anstatt einen neuen Vorgang anzulegen. Der Zusammenhang zu einem bestehenden Vorgang wird dadurch festgestellt, dass bestimmte Feldwerte (die entweder automatisch ermittelt oder manuell eingegeben werden) identisch mit einem bereits bestehenden Vorgang sind.

Zunächst muss docs365 documents mitgeteilt werden, anhand welcher Spalten das Archiv nach bereits vorhandenen Vorgängen durchsucht werden soll. Dazu dient die neue Einstellung Automatisches Zusammenführen in den Datenfeld-Einstellungen in der Konfiguration des Archivs.

Beim Anlegen eines neuen Vorgangs wird dann geprüft, ob bereits ein Vorgang existiert, der in allen Spalten mit der Option Automatisches Zusammenführen identische Werte enthält. Existieren ein oder mehrere solche Vorgänge, wird in der unteren Status-Leiste des Archivieren-Dialogs ein entsprechender Hinweis angezeigt mit der Möglichkeit, die Vorgänge zusammenzuführen. Wenn dieser Hinweis ignoriert oder übersehen wird, wird der Benutzer beim Speichen noch einmal explizit gefragt, ob Vorgänge zusammengefasst werden sollen.

Die Prüfung auf Übereinstimmungen findet immer statt, wenn:

  • Der Benutzer ein Daten-Feld nach der Eingabe verlässt.

  • SmartIndexing ausgeführt wurde.

  • Das Speichern des Vorgangs durch Klick auf OK eingeleitet wird.

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Eine Übereinstimmung liegt nur dann vor, wenn alle Spalten mit gesetzter Option Automatisches Zusammenführen ausgefüllt (nicht leer) sind und in ihrem Inhalt übereinstimmen.

Entscheidet sich der Benutzer für ein Zusammenführen der Vorgänge, so wird der bereits vorhandene Vorgang geladen und um die Daten und Dokumente aus dem neuen Vorgang ergänzt. Dem Benutzer steht dann frei, die Änderungen weiter anzupassen (sofern Datenfelder als Änderbar konfiguriert sind) und die Änderungen zu speichern oder abzubrechen.

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Grundvoraussetzung für die Aktivierung der Funktion ist, dass in der Konfiguration des betreffenden Archivs die Option Vorgang erweiterbar gesetzt ist. Daher wird diese Option automatisch aktiviert, sobald man bei mindestens einem Datenfeld die Option Automatisches Zusammenführen aktiviert.

Integrierter PDF-Betrachter

Bislang wurde von docs365 documents immer der im Browser integrierte PDF-Betrachter verwendet. Im Chrome, Edge und Firefox war das dann beispielsweise der fest im Browser integrierte Betrachter, im Internet Explorer war ein zusätzliches Plugin wie z. B. der Acrobat Reader notwendig.

Der neue, integrierte PDF-Betrachter hat den Vorteil, nicht mehr auf Browser-Plugins angewiesen zu sein und eine bessere Integration in die restliche Anwendung zu ermöglichen. Im Internet Explorer ist jetzt kein Acrobat-Plugin mehr notwendig und die Ansicht ist in allen Browsern identisch.

Zusätzlich bietet der neue PDF-Betrachter folgende neuen Funktionen:

  • Im Archivieren-Dialog kann man direkt Text aus einem PDF-Dokument in ein Datenfeld übernehmen. Dazu muss man den Text zunächst markieren und anschließend mit der linken Maustaste in ein Datenfeld klicken. Der Text wird übernommen und die Markierung im PDF-Dokument wird entfernt.

  • In SmartSearch können nun Suchtreffer in PDF-Dateien angezeigt werden.

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Es ist auch weiterhin möglich, PDF-Dokumente im Standard-Betrachter des Browsers zu betrachten. Wenn man bei einem Dokument auf das Auge-Symbol (“Dokument betrachten”) klickt, das die PDF-Datei eigenständig in einem neuen Tab öffnet, wird diese dort weiterhin im PDF-Betrachter des Browsers geöffnet.

Verschiedenes

  • Wenn ein Benutzer mit Einzelbenutzerlizenz deaktiviert wird, wird die Lizenz automatisch freigegeben.

  • Wenn in einem Datenfeld die Option “Keine manuelle Eingabe” aktiviert wird, wird die Option “Änderbar” automatisch deaktiviert.

  • Die Option themes in der Sektion [General] heißt jetzt ext_themes und wurde in eine neue Sektion [Branding] verschoben. Es wird keine automatische Migration dieser Einstellung durchgeführt.