Version 4.1.7

Zähler beim Archivieren

In den Vorgabewerten der Datenfelder gibt es nun auch die Möglichkeit, das Datenfeld beim Archivieren automatisch mit einem hochzählenden Wert zu befüllen, sodass alle archivierten Vorgänge eindeutig durchnummeriert werden.

Die dafür verwendeten Zähler müssen manuell eingerichtet werden, sodass es damit auch möglich ist, von verschiedenen Archiven geteilte Zähler zu verwenden oder unterschiedliche Zähler in verschiedenen Datenfeldern. Die Konfiguration erfolgt im neuen Bereich “Zähler” in der Administrationsoberfläche:

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Der Kurzname hat das gleiche Format wie der Kurzname in Archiven oder Datenfeldern (nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche), der Name kann frei vergeben werden. Das Inkrement bestimmt, um wieviel der Wert bei jeder Verwendung der Zählers (ab dem Startwert) hochzählt.

Über die Option “Automatisches Zurücksetzen” kann eingestellt werden, dass der Zähler zu Beginn eines Monats oder Jahres vollautomatisch auf den Startwert zurückgesetzt werden soll.

Über den Button “Zurücksetzen” kann der Zähler auch manuell auf den Startwert zurückgesetzt werden, beispielsweise wenn man den Zähler zunächst nur testen möchte, dann aber mit dem Beginn des produktiven Betriebs wieder mit Startwert beginnen möchte. Dieser Button ist nur aktiv, wenn es im Zähler sonst keine ungespeicherten Änderungen gibt.

In den Datenfeldern gibt es nun zwei verschiedene Möglichkeiten, einen Zähler als Vorgabewert zu verwenden. In Datenfeldern vom Typ Zahl, Ganzzahl und Text gibt es die neue Option “Zähler”, in der man alle konfigurtierten Zähler zur Auswahl hat:

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In Datenfeldern vom Typ Text können Zähler auch frei formatiert werden, d.h. gemeinsam mit weiterem Text und anderen vordefinierten Werten. Dafür muss die neue Option “Formatierter Wert” ausgewählt werden:

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Im Textfeld darunter muss der Text in der Formatierungs-Syntax von Python eingegeben werden. Platzhalter für dynamische Werte werden in geschweiften Klammern eingeben, unterstützt werden:

  • {year} für das aktuelle Jahr.

  • {month} für den aktuellen Monat.

  • {day} für den aktuellen Tag.

  • {counter.xyz} für Zähler, wobei xyz der Kurzname des verwendeten Zählers ist.

Diese Zahlenwerte können durch zusätzliche Regeln auch speziell formatiert werden (z.B. mit führenden Nullen).

Im obigen Beispiel soll im Datenfeld Text wie z.B. “AB-2019-00123” eingetragen werden, wobei 2019 das aktuelle Jahr ist und 00123 der Zählerwert, mit Nullen auf 5 Stellen erweitert. Die Regel dafür lautet:

AB-{year}-{counter.test:05d}

Die :05d hinter einem Platzhalter bewirken die führenden Nullen vor dem Zählerwert, sodass der Wert immer 5 Stellen lang ist. Es wird der Zähler mit dem Kurznamen test verwendet.

Normalerweise werden die Vorgabewerte bereits vorausgefüllt, wenn ein Benutzer den Archivieren-Dialog öffnet. Das könnte bei Zählern zu einem unschönen Verhalten führen: Sobald der Zähler im Archivieren-Dialog angezeigt wird, ist der letzte Zählerwert auch schon “verbraucht”. Wenn der Benutzer den Dialog nun abbricht und später neu öffnet, wird ein neuer Zählerwert eingetragen, sodass im Archiv Lücken in den Zählerwerten entstehen können. Außerdem soll es Benutzern oft gar nicht möglich sein, den Zählerwert im Datenfeld selbst noch anpassen zu können.

In diesem Fall sollte das Datenfeld mit der Option “Keine manuelle Eingabe” konfiguriert werden:

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Das führt zu folgendem Verhalten:

  • Im Archivieren-Dialog kann hier vom Benutzer nichts mehr eingegeben werden.

  • Der Vorgabewert wird erst zum Zeitpunkt der tatsächlichen Archivierung automatisch eingetragen. Wenn ein Benuzter die Archivierung vorher abbricht, wird kein Zählerwert “verbraucht”.

Es wird empfohlen, die Option “Keine manuelle Eingabe” zu aktivieren, wenn im Datenfeld irgendwelche Zähler verwendet werden. Der Server kann so dafür sorgen, dass niemals der gleiche Zählerwert bei zwei verschiedeen Vorgängen eingetragen wird.

Verschiedenes

  • Im integrierten PDF-Betrachter gibt es bei einem Rechtsklick auf das Dokument jetzt ein Kontextmenü, das dem Benutzer anbietet, das Dokument herunterzuladen oder in einem neuen Tab im Standard-Betrachters des Browsers zu öffnen.

  • Der integrierte PDF-Betrachter merkt sich jetzt das zuletzt ausgewählte Zoom-Level für den nächsten Aufruf.

Fehlerbehebungen

  • Wenn in einem Archiv keine Datenfelder konfiguriert waren, kam es beim PDF-Export eines Vorgangs zu einer Fehlermeldung.

  • Wenn ein Suchtreffer in SmartSearch mehrfach im gefundenen Text enthalten war, wurde der Text im PDF-Betrachter teilweise nicht hevorgehoben.