Version 5.0.3
Verbesserte Aktionen in regelbasierten Workflows
Aktion “Vorgang versenden”
In der Aktion “Vorgang versenden” in regelbasierten Workflows wurde der Benutzer bislang bei jeder Ausführung des Übergangs gefragt, welchem anderen Benutzer der Vorgang ins Postfach gelegt werden soll. Dabei war es möglich, die Liste auf Benutzer einer bestimmten Rolle zu filtern.
Die Liste der möglichen Empfänger wurde nun deutlich erweitert:
- Freie Auswahl
Der Benutzer bekommt eine Liste aller anderen Benutzer angezeigt und kann einen beliebigen auswählen, dem der Vorgang ins Postfach gelegt werden soll.
- Ersteller
Der Benutzer, der den Vorgang ursprünglich archiviert hat, wird automatisch und ohne Rückfrage ausgewählt. Nur wenn hier kein Benutzer ermittelt werden kann, gibt es wieder eine Rückfrage.
- Versender
Der Benutzer, von dem man den Vorgang ins Postfach bekommen hat. Diese Option ist nur sinnvoll, wenn der Übergang aus dem Postfach heraus ausgeführt wird.
Wenn man eine Rolle auswählt, wird beim Ausführen des Übergangs wieder nach einem Benutzer gefragt und die Auswahl auf Benutzer einer bestimmten Rolle beschränkt.
Wenn man einen festen Benutzer auswählt, bekommt dieser den Vorgang ins Postfach gelegt.
Sofern im Empfänger-Benutzer eine E-Mail-Adresse konfiguriert ist, bekommt dieser eine Benachrichtigung zugeschickt, dass es einen neuen Eintrag im Postfach gibt. Der Betreff und der E-Mail-Text können nun frei konfiguriert werden und Platzhalter enthalten. Für Formatierungen des Texts für HTML-E-Mails wird das Markdown-Format verwendet. Platzhalter werden in geschweiftern Klammern geschrieben:
{creator}Der Name des Erstellers des Vorgangs.
{url}Die Adresse, unter der der Vorgang aufgerufen werden kann.
{last_remark}Die letzte Bemerkung des Vorgangs.
{archive_name}Der Name des Archivs, in dem der Vorgang gespeichert ist.
{status_name}Der Name des Status.
Die selbst konfigurierten Datenfelder werden über den mit einem Unterstrich vorangestellten
Kurznamen aufgerufen, z.B. {_rechnungsnummer}.
Aktion “E-Mail versenden”
Die neue Aktion “E-Mail versenden” funktioniert ähnlich wie die Aktion “Vorgang versenden”, nur dass ausschließlich eine E-Mail verschickt wird, der Benutzer den Vorgang aber nicht ins Postfach bekommt. Zusätzlich ist es in dieser Aktion noch möglich, die archivierten Dokumente in der E-Mail anzuhängen.
Verschiedenes
Im “Postfach-Betreff” und “Titel-Template für SmartSearch” in der Archivkonfiguration müssen die Kurznamen von eigenen Datenfelden in den Platzhaltern (in geschweiftern Klammern) nun einen vorangestellten Unterstrich haben. Alte Einstellungen werden automatsch migriert.
Fehlerbehebungen
Beim Import von Archiv-Konfigurationen, die mit Version 4.1 oder früher erstellt wurden, konnte es zu einem Fehler kommen.
Wenn ein Archiv die Spalten von einem anderen Archiv geerbt hat, konnten Datenfeld trotz ausreichender Berechtigungen nicht bearbeitet werden.
Im Outlook-Add-In konnte ggf. ein Skript-Fehler angezeigt werden.
Gepeichterte Datumsfilter mit der Option “in Jahr” wurden nicht korrekt aufgerufen.