Version 2.1.5

Erweiterte Export-Möglichkeiten für Vorgänge

Im Datengitter der Vorgänge gibt es im Menü Extras einen neuen Menüpunkt Exportieren, mit dem die Spaltendaten von einem oder auch mehreren Vorgängen in verschiedene Dateiformate exportiert und heruntergeladen werden können. Unterstützt werden dabei die Formate PDF, CSV und Excel.

Beim Klick auf Exportieren erscheint zunächst ein Dialog, mit dem man den Export konfigurieren kann. Der zuletzt ausgewählte Export-Typ (mehr zu den einzelnen Typen in den nächsten Abschnitten) wird gespeichert und beim nächsten Aufruf des Dialogs vorbelegt.

Die Option Auswahl bestimmt, welche Vorgänge exportiert werden sollen:

  • Bei Ausgewählte Vorgänge werden nur die Vorgänge exportiert, die im Datengitter gerade ausgewählt sind.

  • Bei Alle angezeigten Vorgänge werden alle Vorgänge exportiert, die abhängig von den gerade aktivierten Filtern im Datengitter zu sehen sind, unabhängig von der Auswahl. Aus Performance-Gründen gibt es hier allerdings ebenfalls ein Limit, das über die Einstellung max_rows in der settings.ini (Diese Option limitierte vorher bereits die Anzeige im Datengitter, Vorgabe ist 10.000) konfiguriert werden kann.

Die Auswahl Ausgewählte Vorgänge wird im Dialog vorbelegt, wenn mindestens ein Vorgang ausgewählt ist. Ansonsten ist diese Option deaktiviert und Alle angezeigten Vorgänge die einzige Auswahlmöglichkeit.

PDF-Export

Der Typ PDF exportiert alle Informationen über einen Vorgang in ein übersichtliches PDF-Dokument. Enthalten sind dabei allgemeine Daten des Vorgangs, die Werte der Felder, Informationen über die angehängten Dokumente (u.a. Dateiname, Größe etc.), die Historie und die Bemerkungen.

Wenn bei einem Vorgang keine Anhänge oder Bemerkungen vorhanden sind, wird der jeweilige Abschnitt in der PDF-Datei ausgelassen.

Hinweis: Beim PDF-Export werden aktuell nur Zeichen aus dem ANSI-Zeichensatz korrekt dargestellt, da keine Schrift in die PDF-Datei eingebettet wird und die PDF-Standard-Schriften auf diesen Zeichensatz beschränkt sind.

CSV-Export

Die CSV-Datei wird aktuell so formatiert, dass sie von Excel mit deutschen Ländereinstellungen korrekt importiert werden kann:

  • Als Trennzeichen für die Spalten wird das Semikolon verwendet.

  • Als Dezimaltrennzeichen wird das Komma verwendet.

  • Datumswerte werden im Format 2016-11-22 09:50:30 exportiert.

  • Als Zeichensatz der Datei wird gründsätzlich UTF-8 mit Byte Order Mark verwendet, da beispielsweise Excel nur so auch nicht-ASCII-Zeichen korrekt darstellt.

Die Spaltenreihenfolge ist so wie im Datengitter dargestellt, d.h. wenn der Benutzer die Spalten umsortiert oder welche ausblendet, wirkt sich das auf den Export aus.

Excel-Export

Der Excel-Export erzeugt eine XLSX-Datei, d.h. für Office 2007 und aufwärts. Wie beim CSV-Export ist die Spaltenreihenfolge so wie im Datengitter dargestellt, d.h. wenn der Benutzer die Spalten umsortiert oder welche ausblendet, wirkt sich das auf den Export aus. Die Spaltenbreite in der Excel-Datei orientiert sich ebenfalls an der im Dattengitter eingestellten Spaltenbreite.

Mehr Komfort bei der Passworterstellung

Um das Anlegen neuer Benutzer und die Vergabe von Passwörtern bequemer zu gestalten, stehen mehrere neue Funktionen zur Verfügung:

  • Passwörter können automatisch generiert werden, anstatt sie von Hand zu vergeben. Das generierte Passwort wird nicht angezeigt, kann dem betroffenen User aber per E-Mail zugestellt werden (siehe nächster Punkt).

  • Ein neu gesetztes Passwort kann dem betroffenen User automatisch per E-Mail zugestellt werden. Die E-Mail-Zustellung ist nur dann möglich, wenn ein Passwort neu vergeben wird. Eine E-Mail-Zustellung bestehender Passwörter ist nicht möglich, da die Passwörter aus Sicherheitsgründen verschlüsselt gespeichert werden und eine Entschlüsselung nicht mehr möglich ist.

  • Ein Benutzer kann zur Eingabe eines neuen Passworts bei der nächsten Anmeldung aufgefordert weren. Eine Anmeldung ist erst dann möglich, wenn der Benutzer ein neues Passwort gewählt hat.

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Funktion “Zugang vergessen”

Hat ein Benutzer seine Zugangsdaten vergessen, kann er nun im Login-Dialog den Link “Zugang vergessen?” anklicken. Nach Eingabe der Adresse erhält man eine E-Mail mit seinem Benutzernamen und einem Link, über den er ein neues Passwort vergeben kann. Voraussetzung ist natürlich, dass die eingegebene E-Mail-Adresse in den Daten eines Benutzers hinterlegt ist.

Die Funktion steht nicht zur Verfügung, wenn Active Directory für die Authentifizierung verwendet wird. Sie steht ebenfalls nicht zur Verfügung, wenn noch kein Mailserver konfiguriert wurde.

Minimale Dateigröße für Hotfolder-Dateien

Im Hotfolder gibt es nun eine neue Einstellung MinFilesize, die die minimale Dateigröße in Bytes angibt, ab der der Hotfolder die Dateien beachtet. Der Vorgabewert für diese Einstellung ist 1, sodass 0 Byte große Dateien nun standardmäßig vom Hotfolder ignoriert werden.

Wenn für einen Hotfolder weiterhin gewünscht ist, dass auch leere Dateien verarbeitet werden, sollte in der hotfolder.ini für den entsprechenden Hotfolder MinFilesize=0 eingestellt werden.

Verschiedenes

  • Die Mail-Konfiguration in der settings.ini wurde um eine Option smtp_ssl_type ergänzt. Diese erlaubt es, die Art des SSL-Verbindungsaufbaus zu konfigurieren. Dadurch wird der Umfang der Unterstützung unterschiedlicher Mailserver-Konfigurationen erweitert. Die Option ist nur relevant, wenn die Option smtp_ssl aktiviert ist. Gültige Werte sind “ssl” für den Aufbau über einen eigenen SSL-Port und “starttls” über den Befehl STARTTLS im Protokoll.

  • Wenn ein Archiv zum ersten Mal geöffnet wurde, war die voreingestellte Spaltenbreite oft etwas zu schmal für das iquadrat-Theme, sodass man viele Spalten manuell vergrößern musste. Die Spalten bekommen nun eine bessere voreingestellte Breite, die an das gerade beim Benutzer eingestellte Theme angepasst ist.

Fehlerbehebungen

  • In den Spaltenfiltern konnte nicht nach der Anzahl der Bemerkungen gesucht werden.

  • In den Spaltenfiltern konnte bei Zahlenfeldern nicht nach “gleich 0” gesucht werden.

  • In der Archiv-Konfiguration wurde im Reiter Workflow ein bereits konfigurierter Startstatus oft nicht angezeigt.

  • Bei sehr vielen SmartIndex-Ergebnissen fehlten im Auswahl-Dialog Scrollbars, was die Auswahl eines Wertes erschwert hat.

  • Es war nicht möglich, in der Spaltensuche nach der Postfach-Spalte zu suchen, da diese nicht angezeigt wurde.

  • Wenn beim Archivieren ein Fehler auftritt, wird im Archivieren-Dialog bei Verwendung des Internet Explorers die Dokumentenvorschau vorübergehend ausgeblendet, da es sonst passieren kann, dass sich das Acrobat-Plugin vor die Fehlermeldung schiebt.

  • Wenn ein Knoten im Suchbaum angeklickt wurde, wurden die Spalten im Datengitter in der Standardreihenfolge und nicht wie vom Benutzer eingestellt angezeigt.