Version 7.0.0

Wichtige Hinweise

PostgreSQL-Upgrade

Bei einem Update auf diese Version wird die integrierte PostgreSQL-Datenbank von Version 9.6 auf 14.1 aktualisiert. Dabei muss die Datenbank für die Migration einmal vollständig kopiert werden, was je nach Datenmenge einige Minuten in Anspruch nehmen kann. Nach dem Update wird die vorherige Kopie der Datenbank im Unterzeichnis _backup des Installationsverzeichnisses stehen gelassen. Nach einem erfolgreichen Update sollte das _backup-Verzeichnis manuell gelöscht werden. Für die Migration der Datenbank muss mindestens die doppelte Größe der bisherigen Datenbank an temporärem Speicherplatz zur Verfügung stehen.

Für den administrativen Zugang zur Datenbank wurde in früheren Versionen von docs365 documents das Tool „pgAdmin III“ mitgeliefert. Da dieses Programm nicht mehr weiterentwickelt wird und mit neueren PostgreSQL-Version nicht mehr kompatibel ist, wurde dieses Programm nun durch eine fertig konfigurierte Kopie des Programms HeidiSQL ersetzt, das nun im Unterverzeichnis postgresql\heidisql der Installation zu finden ist.

Python-Upgrade

Python wurde auf Version 3.9 aktualisiert. Customisation-Skripts können daher nun auch Features aus dieser Version verwenden.

Neue Gestaltung „Modern light“

Die Hauptoberfläche von docs365 documents liefert nun noch eine neue Gestaltung „Modern light“ mit. Möchte man diese Gestaltung für die Installation als Vorgabe einstellen, muss man die Option ext_themes in der Branding-Sektion der settings.ini so anpassen, dass der Wert light als erstes in der Liste steht:

[Branding]
ext_themes = light, dark, classic

Anpassungen in der Oberfläche

Auch die Gestaltung von „Modern dark“ hat leichte Änderungen in der Darstellung und Bedienung erhalten:

  • Die aktuell ausgewählten Zeilen eines Datengitters werden nun in einem helleren Grünton und schwarzer Textfarbe angezeigt.

  • Diverse Buttons in der Oberfläche (z.B. der Zurück-Button in vielen Dialogen) haben nun ein flacheres Design.

  • Pflichtfelder im Archivieren-Dialog werden jetzt nicht mehr durch ein grün unterstrichenes Label angezeigt, sondern durch einen hellgelben Hintergrund im Feld. Sobald das Pflichtfeld ausgefüllt ist, wird der Hintergrund weiß angezeigt.

  • In allen Tabellen, die direkt bearbeitbare Zellen haben, hat sich die Bedierung verändert: Ein Klick in eine Tabellenzelle, die man bearbeiten möchte, wählt nun nicht mehr automatisch die gesamte Zeile aus. Möchte man eine komplette Zeile auswählen, beispielsweise um sie zu löschen, muss man die Zeile über die neue, ganz linke Checkbox-Spalte auswählen.

Gefilterte Vorschläge aus Datentabellen

Es ist jetzt möglich, Vorschläge aus einer Datentabelle anhand der Werte aus anderen Eingabefeldern im Dialog zu filtern. Dafür gibt es in den erweiterten Einstellungen der Datenfelder nun unter „Vorschlagsquelle“ noch das neue Eingabefeld „Vorschlagsfilter“.

Angenommen, man hat eine Datentabelle mit den zwei Spalten „Abteilung“ und „Mitarbeiter“, in der jeder Mitarbeiter einer Abteilung zugeordnet sind. Die Kurznamen dieser beiden Spalten sind ebenfalls abteilung und mitarbeiter.

Im Archivieren-Dialog möchte man die Eingabe für die beiden Datenfelder „Abteilung“ und „Mitarbeiter“ nun so abbilden, das zunächst die Abteilung ausgewählt wird und anschließend nur noch solche Mitarbeiter ausgewählt werden können, die zu dieser Abteilung gehören.

Im Abteilungs-Feld wählt man dann die Datentabellen-Spalte „Abteilung“ als Vorschlagsquelle aus und gleichermaßen für das Mitarbeiter-Feld die Mitarbeiter-Spalte der Datentabellen. Zusätzlich wird für das Mitarbeiter-Feld folgender Vorschlagsfilter konfiguriert:

_abteilung = input.abteilung

Die Syntax für den Filter ist die gleiche wie bei den Spaltenfiltern oder den gefilterten Archiven. Auf der linken Seite wird die Spalte der Datentabelle angegeben, auf die gefiltert wird. Die spezielle Syntax „input.abteilung“ bedeutet, dass zum Filtern der Eingabewert aus dem Feld mit dem Kurznamen „abteilung“ verwendet werden soll.

Um die Felder der Datentabelle in die Eingabefeld besser auseinander halten zu können, kann der Kurzname des Datentabellen-Feldes statt mit einem Unterstrich auch mit dem Präfix „table.“ vorangestellt werden:

table.abteilung = input.abteilung

Durch z.B. eine AND-Verknüpfung kann auch auf mehrere Felder gleichzeitig gefiltert werden:

_standort = input.standort AND table.abteilung = input.abteilung

Bearbeitung von Datentabellen im Vorschlagsdialog

Wenn man in einem Datenfeld Vorschläge aus einer Datentabelle konfiguriert hat und der Anwender Schreibrechte auf die zu durchsuchende Datentabelle hat, können im Vorschlagsdialog nun auch direkt Werte angelegt, bearbeitet und gelöscht werden.

Erweiterungen der STAR-Skriptsprache

Verstecken von Datenfeldern

STAR-Skripte haben nun die Möglichkeit, über Events die Datenfelder im Formular zu verstecken, auf Read-Only zu setzen oder aber auch das Label zu verändern:

_feld1.visible = false
_feld2.editable = false
_feld2.label = 'Neues Label'

Event on_load

Im Formular-Editor kann für das gesamte Formular nun noch ein neues Event on_load konfiguriert werden. Dieses Event wird serverseitig beim Öffnen eines existierenden Vorgangs ausgeführt und kann so noch die angezeigten Feldwerte modizifieren oder aber auch Felder verstecken.

Neue STAR-Funktionen

Es gibt zwei neue Funktionen:

  • not_null(feld1, feld2, ...) gibt true zurück, wenn alle übergebenen Feldwerte nicht null sind. Diese Funktion akzeptiert eine dynamische Anzahl an Parametern.

  • relativedelta() für Datums-Berechnungen.

Mehrere Termine pro Vorgang

In jedem Vorgang können nun mehrere Termine konfiguriert werden. Dafür wurde die vorherige Eingabemaske durch eine Tabelle ersetzt, die nun alle konfigurierten Termine anzeigt und über die Menü-Buttons das Erstellen von neuen Terminen erlaubt.

Untertabellen

Untertabellen sind spezielle Tabellen, die als Datenfelder in Archive einkonfiguriert werden können. Dazu zunächst wird die Untertabelle in der Administration-Oberfläche erstellt, anschließend kann sie in einem Datenfeld als Spaltentyp ausgewählt werden.

In den Rollenrechten wird die Untertabelle als Ganzes betrachtet, wenn ein Benutzer also Schreibrechte auf das Datenfeld bekommen, können die Tabellenwerte beliebig verändert, hinzugefügt und gelöscht werden.

Vertreter für Benutzer

In der Benutzeradministration kann für einen Benutzer ein Vertreter eingestellt werden. Wenn der Vertreter aktiv ist, werden Postfach-Einträge nicht an den ursprünglichen Benutzer, sondern an den Vertreter gesendet.

Der Vertreter kann entweder dauerhaft oder für einen bestimmten Zeitraum aktiviert werden, diese Optionen können auch vom Benutzer selbst über das Benutzer-Profil (den ganz linken unteren Button in der Oberfläche) verändert werden.

Wenn der Vertreter aktiviert ist, bekommt der Benutzer nach der Anmeldung eine Meldung angezeigt und der Button zum Benutzer-Profil wird in einer anderen Farbe angezeigt.

Die Option „Postfacheinträge automatisch zum Vertreter senden nach X Tagen ohne Bearbeitung“ ist nützlich, um nicht bearbeitete Postfacheinträge nach einer bestimmten Liegezeit automatisch an den Vertreter weiterzuleiten. Diese Option wird auch beachtet, wenn der Vertreter ansonsten nicht aktiviert ist.

Verschiedenes

  • Im Vorgangsdialog wird im Tab „Bemerkungen“ durch ein Icon mit einem Zahlenwert angezeigt, wieviele Bemerkungen der Vorgang enthält. Bei mehr als 9 Bemerkungen wird aus Platzgründen „9+“ angezeigt.

  • In der Benutzer-Administration gibt es einen neuen Button „Ablösen“, mit dem der Administrator alle Postfach-Einträge und Dokumente im Eingang an einen anderen Benutzer zuweisen kann.

  • In Workflow-Übergängen gibt es eine neue Option „Sortierindex“, mit dem die Reihenfolge der angezeigten Übergänge in der Oberfläche kontrolliert werden kann. Es wird aufsteigend sortiert, d.h. Übergänge mit einer niedrigen Zahl werden zuerst angezeigt. Bei identischem Sortierindex werden die Übergänge jetzt alphabetisch sortiert.

  • Rollen können jetzt kopiert werden.