Archiv exportieren

Es gibt die Möglichkeit, über die pa_ctl.exe (im bin-Verzeichnis der Installation) den gesamten Inhalt eines Archivs in ein Verzeichnis zu exportieren. Schauen Sie sich über pa_ctl.exe export -h sämtliche verfügbaren Parameter an.

archive <archive_id>

Der Kurzname oder die ID des Archivs, das exportiert werden soll. Dieser Parameter darf mehrfach angegeben werden, die Archive werden dann der Reihe nach in das gleiche Verzeichnis exportiert.

directory <path>

Das Verzeichnis, in das exportiert werden soll. Dieses Verzeichnis darf auch schon existent sein, es werden beim Export keine Daten überschrieben. Wenn kein Verzeichnis angegeben wird, bricht der Export mit einer Fehlermeldung ab.

Wenn z.B. das Archiv mit dem Kurznamen „rechnungen“ in das Verzeichnis D:\Rechnungen exportiert werden soll, wird die pa_ctl.exe folgendermaßen aufgerufen:

pa_ctl.exe export rechnungen D:\Rechnungen

Dieser Befehl exportiert alle Dokumente unter dem im Archiv abgelegten Dateinamen in das angegebene Verzeichnis. Falls mehrere Dokumente den gleichen Dateinamen haben, werden sie mit einer fortlaufenden Nummer im Dateinamen abgespeichert, z.B. Rechnung.pdf, Rechnung_1.pdf, Rechnung_2.pdf etc.

--full

Z. B.

pa_ctl.exe export --full rechnungen D:\Rechnungen

Zusätzlich zu den Dokumenten werden noch die Indexdaten der Vorgänge exportiert. In diesem Fall wird pro Vorgang ein Unterverzeichnis (durchnummeriert ab 000001) angelegt, das neben den zum Vorgang enthaltenen Dokumenten noch zwei weitere Dateien enthält:

  • _INDEX.json enthält die Indexdaten im JSON-Format.

  • _INDEX.xml enthält die identischen Daten im XML-Format.

--filter

Wenn nicht das gesamte Archiv exportiert werden soll, kann die Anzahl der zu exportierenden Vorgänge über den Parameter --filter eingeschränkt werden. Die Vorgehensweise ist dabei ähnlich wie beim Anlegen von gefilterten Archiven (siehe Kapitel Gefilterte Archive): Zuerst richtet man sich im Webclient die Spaltenfilter so ein, dass nur noch die gewünschten Vorgänge angezeigt werden, und kopiert sich dann den Filtertext. Dieser Filtertext kann nun über den Parameter --filter übergeben werden. Da der Parameter selbst normalerweise in doppelten Anführungszeichen übergeben werden muss, müssen Anführungszeichen innerhalb des Filtertexts mit einem Backslash vorangestellt werden. Das folgende Beispiel exportiert nur alle Vorgänge, die am 20.08.2015 oder später archiviert wurden:

pa_ctl.exe export --full --filter "creation_date >= \"2015-08-20\"" rechnungen D:\Rechnungen

Die Schnellsuche und Volltextsuche werden von dem Filter-Parameter nicht unterstützt.

--include-hidden

Standardmäßig werden versteckte Vorgänge nicht mit exportiert. Diese Einstellung kann mit dem Parameter --include-hidden verändert werden.

--hotfolder

Wählt ein neues Export-Format aus: Es wird genau das Format geschrieben, das der Hotfolder vom Typ xml versteht. Damit gibt es eine neue Möglichkeit, Vorgänge in einem Archiv zu exportieren und anschließend über den Hotfolder in einem anderen Archiv zu importieren. Dabei werden folgende Informationen übernommen:

  • Die Feldwerte des Vorgangs.

  • Die angehängten Dokumente inkl. aller Metadaten. Erzeugte Vorschau-PDFs oder OCR müssen jedoch nach einem Import neu erzeugt bzw. durchgeführt werden.

  • Bemerkungen und Historie.

Nicht importiert werden beispielsweise die Version, das ursprüngliche Archivdatum (das jedoch in der Historie eingesehen werden kann), das Ablaufdatum und die Terminplanung. Auch ist nach einem Export und anschließenden Import die Revisionssicherheit nicht mehr lückenlos gegeben.

Beispiel für den Export von Documents Archiven einer On-Prem-Installation:

pa_ctl.exe export –hotfolder –archive iq_invoice –filter „_mandant = "Scopevisio AG"“ –directory „C:Scopevisio“