Konfiguration Zähler

Hier können Sie Zähler konfigurieren, die anschließend einzelnen Datenfeldern in beliebigen Archiven zugewiesen werden können. So werden beispielsweise Dokumentennummern ganz automatisch hochgezählt, wenn in einem Feld „Dokumentennummer“ der Zähler eingefügt wird.

Für jeden Zähler müssen sie den Startwert definieren, im Feld Inkrement können Sie einstellen, wie der Zähler nach dem Start weiterzählen soll.

Automatisches Zurücksetzen: Möchten Sie z. B. jedes Jahr wieder bei 1 anfangen, können Sie dies hier einstellen.

Aktueller Wert: Haben Sie einen Zähler definiert und mit einem Testdokument getestet, können Sie hier den Testwert wieder zurücksetzen

Nun können Sie unter Archiv -> Datenfelder-> Optionen-> Vorgabewert einstellen, für welche Datenfelder in welchem Archiv dieser Zähler eingerichtet werden soll:

Zähler beim Archivieren

In den Vorgabewerten der Datenfelder gibt es nun auch die Möglichkeit, das Datenfeld beim Archivieren automatisch mit einem hochzählenden Wert zu befüllen, sodass alle archivierten Vorgänge eindeutig durchnummeriert werden.

Die dafür verwendeten Zähler müssen manuell eingerichtet werden, sodass es damit auch möglich ist, von verschiedenen Archiven geteilte Zähler zu verwenden oder unterschiedliche Zähler in verschiedenen Datenfeldern. Die Konfiguration erfolgt im neuen Bereich “Zähler” in der Administrationsoberfläche:

Der Kurzname hat das gleiche Format wie der Kurzname in Archiven oder Datenfeldern (nur Kleinbuchstaben, Ziffern und Unterstriche), der Name kann frei vergeben werden. Das Inkrement bestimmt, um wieviel der Wert bei jeder Verwendung der Zählers (ab dem Startwert) hochzählt.

Über die Option “Automatisches Zurücksetzen” kann eingestellt werden, dass der Zähler zu Beginn eines Monats oder Jahres vollautomatisch auf den Startwert zurückgesetzt werden soll.

Über den Button “Zurücksetzen” kann der Zähler auch manuell auf den Startwert zurückgesetzt werden, beispielsweise wenn man den Zähler zunächst nur testen möchte, dann aber mit dem Beginn des produktiven Betriebs wieder mit Startwert beginnen möchte. Dieser Button ist nur aktiv, wenn es im Zähler sonst keine ungespeicherten Änderungen gibt.

Beim Zurücksetzen des Zählers gibt es eine Sicherheitsabfrage. Erst beim Eingeben des Zähler-Kurznamens wird der Wert zurückgesetzt:

In den Datenfeldern gibt es nun zwei verschiedene Möglichkeiten, einen Zähler als Vorgabewert zu verwenden. In Datenfeldern vom Typ Zahl, Ganzzahl und Text gibt es die neue Option “Zähler”, in der man alle konfigurtierten Zähler zur Auswahl hat:

In Datenfeldern vom Typ Text können Zähler auch frei formatiert werden, d.h. gemeinsam mit weiterem Text und anderen vordefinierten Werten. Dafür muss die neue Option “Formatierter Wert” ausgewählt werden:

Im Textfeld darunter muss der Text in der Formatierungs-Syntax von Python eingegeben werden. Platzhalter für dynamische Werte werden in geschweiften Klammern eingeben, unterstützt werden:

• {year} für das aktuelle Jahr.

• {month} für den aktuellen Monat.

• {day} für den aktuellen Tag.

• {counter.xyz} für Zähler, wobei xyz der Kurzname des verwendeten Zählers ist.

Diese Zahlenwerte können durch zusätzliche Regeln auch speziell formatiert werden (z.B. mit führenden Nullen).

Im obigen Beispiel soll im Datenfeld Text wie z.B. “AB-2019-00123” eingetragen werden, wobei 2019 das aktuelle Jahr ist und 00123 der Zählerwert, mit Nullen auf 5 Stellen erweitert. Die Regel dafür lautet:

AB-{year}-{counter.test:05d}

Die :05d hinter einem Platzhalter bewirken die führenden Nullen vor dem Zählerwert, sodass der Wert immer 5 Stellen lang ist. Es wird der Zähler mit dem Kurznamen test verwendet.

Normalerweise werden die Vorgabewerte bereits vorausgefüllt, wenn ein Benutzer den Archivieren-Dialog öffnet. Das könnte bei Zählern zu einem unschönen Verhalten führen: Sobald der Zähler im Archivieren-Dialog angezeigt wird, ist der letzte Zählerwert auch schon “verbraucht”. Wenn der Benutzer den Dialog nun abbricht und später neu öffnet, wird ein neuer Zählerwert eingetragen, sodass im Archiv Lücken in den Zählerwerten entstehen können. Außerdem soll es Benutzern oft gar nicht möglich sein, den Zählerwert im Datenfeld selbst noch anpassen zu können.

In diesem Fall sollte das Datenfeld mit der Option “Keine manuelle Eingabe” konfiguriert werden:

Das führt zu folgendem Verhalten:

• Im Archivieren-Dialog kann hier vom Benutzer nichts mehr eingegeben werden.

• Der Vorgabewert wird erst zum Zeitpunkt der tatsächlichen Archivierung automatisch eingetragen. Wenn ein Benuzter die Archivierung vorher abbricht, wird kein Zählerwert “verbraucht”.

Es wird empfohlen, die Option “Keine manuelle Eingabe” zu aktivieren, wenn im Datenfeld irgendwelche Zähler verwendet werden. Der Server kann so dafür sorgen, dass niemals der gleiche Zählerwert bei zwei verschiedeen Vorgängen eingetragen wird.