Installation

Bemerkung

Dieses Kapitel ist für Kunden, die docs365 documents Cloud verwenden, nicht relevant.

Systemvoraussetzungen

Neben der Setup-Datei müssen Sie eine gültige Lizenz-Datei license.cfg im config-Verzeichnis haben, sonst kommt es selbst nach geglückter Installation zu folgender Fehlermeldung:

Im ersten Schritt des Setups muss das Zielverzeichnis ausgewählt werden, für die Basisinstallation werden ca. 250 MB Festplattenspeicher benötigt.

Nach Weiter erhalten Sie folgende Maske:

Im Konfigurationsdialog wird der erste Benutzer angelegt, der nach der Installation für die weitere Einrichtung benötigt wird. Das Passwort muss mindestens acht Zeichen lang sein und darf bis auf doppelte Anführungszeichen beliebige Zeichen enthalten. Die Passwortlänge kann in der Datei settings.ini geändert werden.

Es wird empfohlen, den Webserver von docs365 documents auf dem HTTP-Standard-Port 80 zu betreiben. Wenn dieser bereits durch andere Software belegt ist, können Sie auch Ports wie 8080 oder 8551 benutzen. Falls auf dem Server die Windows-Firewall aktiviert ist, kann das Setup für den benutzten Port automatisch eine Ausnahme einrichten.

Nach dem Setup kann über das Startmenü oder das optionale Desktop-Symbol der Client aufgerufen werden. Dazu wird der Standardbrowser des Systems benutzt.

Verzeichnisse

Die Verzeichnisse bin, postgres, resources und uninstall enthalten die statischen Programmdateien. Alle zur Laufzeit veränderlichen Dateien befinden sich in folgenden Verzeichnissen:

config

Alle Konfigurationsdateien, insbesondere die settings.ini für die Hauptkonfiguration. Dateien in diesem Verzeichnis dürfen nur von Administratoren verändert werden.

data

Hauptverzeichnis für alle von docs365 documents verwalteten Daten. Dieses Verzeichnis kann an einen anderen Speicherort verschoben werden, wenn anschließend die Option [Directories] -> data in der settings.ini (siehe Kapitel Settings.ini) angepasst wird.

db

Speicherort der Index-Datenbank.

logs

Alle Logdateien von docs365 documents.

Dienste

PHOENIX Archiv*

Der Webserver-Dienst.

PHOENIX Archiv PostgreSQL*

Die Index-Datenbank.

*Ist nur Documents installiert, heißen die Dienste „Documents“.

Backup

Vom Verzeichnis data sollten regelmäßige Sicherungen durchgeführt werden. Die Index-Datenbank in db kann nicht direkt gesichert werden. Stattdessen muss mit dem Hilfsprogramm pa_backup.exe aus dem Verzeichnis bin der vollständige Zustand exportiert werden. Dieses Programm erwartet als einzigen Parameter das Zielverzeichnis. Beispielsweise erzeugt

pa_backup.exe D:\Backups

eine Datei pa_dump-2016-02-19-13-26-16.backup (jeweils mit dem aktuellen Zeitstempel) im Zielverzeichnis D:\Backups. Diese Dateien sollten so regelmäßig erstellt und mit ins Backup einbezogen werden.

Zugriffsrechte

Standardmäßig werden die installierten Dienste unter dem lokalen Systembenutzer ausgeführt. Sollte das data-Verzeichnis an einen anderen Ort verschoben werden, muss sichergestellt werden, dass der Systembenutzer weiterhin Zugriff darauf hat. Insbesondere bei der Verwendung von Netzwerk- bzw. UNC-Pfaden sollte der Benutzer, unter dem der Dienst |Documents|/Archiv läuft, angepasst werden, da der lokale Systembenutzer in der Regel keinen Zugriff auf Netzwerkpfade hat. In diesem Fall muss dem neuen Benutzer auch Schreibzugriff auf die Verzeichnisse data und logs gegeben werden.

Benutzerlimits

In docs365 documents werden Schritte unternommen, um die Zahl der lizenzierten Benutzer strenger durchzusetzen, zunächst insbesondere die Einzelbenutzer-Lizenzen. Dazu gibt es bei den Benutzern in der Administrationsoberfläche eine Checkbox „Lizenziert“, mit der ausgewählt werden kann, an welche Benutzer die verfügbaren Lizenzen zugewiesen werden sollen.

Wird diese Checkbox aktiviert und es sind keine freien Einzelbenutzer-Lizenzen mehr verfügbar, wird beim Speichern eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt. Im Datengitter wird ebenfalls eine Spalte „Lizenziert“ angezeigt, damit man eine schnelle Übersicht über die zugewiesenen Lizenzen bekommt.

Dienstbenutzer belegen keine Benutzer-Lizenzen, sodass diese Einstellung hier auch nicht verfügbar ist.

Wenn keine Mehrbenutzer-Lizenzen verfügbar sind, wird Benutzern ohne eine zugewiesene Lizenz die Anmeldung verweigert.

Beim Update von einer älteren Version werden zunächst alle Benutzer auf „Lizenziert“ gesetzt. Ebenso werden durch pa_ctl.exe create_user erzeugte Benutzer immer als lizenziert angelegt, auch wenn das Lizenzlimit bereits ausgeschöpft ist. Da es in beiden Fällen vorkommen kann, dass das Lizenzlimit überschritten wird, wird vom Server in regelmäßigen Abständen überprüft, ob dies der Fall ist. Falls ja, wird den Benutzern, die am längsten keine Aktivität mehr gezeigt habe, der Status Lizenziert entzogen, wobei Benutzer mit Administrator-Rechten immer bevorzugt lizenziert bleiben, damit man nicht aus der Administrationsoberfläche ausgesperrt wird und man die Lizenzen bis zum Limit manuell neu verteilen kann.

Updates

Falls bereits eine ältere Version von docs365 documents installiert ist, wird das vom Setup erkannt und ein Update ausgeführt. Eine Auswahl des Zielpfades oder die Konfiguration sind in diesem Fall nicht möglich. Die alten Daten bleiben erhalten.

Deinstallation

docs365 documents kann über die Systemsteuerung deinstalliert werden. Das data-Verzeichnis wird dabei nicht gelöscht, so dass es manuell gelöscht werden muss, wenn Sie es nicht mehr brauchen oder aus Sicherheitsgründen löschen müssen.

Andererseits könnten Sie es für eine eventuelle Neuinstallation stehen lassen, so dass Ihnen die alten Daten weiterhin zur Verfügung stünden, allerdings übernehmen wir keine Gewähr für die Datenkonsistenz.